Berechtigungen und Nutzerrollen im Google-Unternehmensprofil richtig verwalten

Wer darf im Google-Unternehmensprofil Öffnungszeiten ändern, wer darf Bewertungen beantworten, und wer darf andere Personen aus dem Profil entfernen? In vielen Unternehmen ist diese Frage nie bewusst geklärt worden. Das Profil wurde vor Jahren von einer Mitarbeiterin, einem Geschäftsführer oder einer beauftragten Agentur eingerichtet, seither hat sich niemand mehr angeschaut, wer eigentlich noch Zugriff hat. Das ist kein rein organisatorisches Detail, sondern ein Kontrollpunkt für die eigene digitale Präsenz: Über das Unternehmensprofil lassen sich Adresse, Telefonnummer, Öffnungszeiten und Kategorie ändern, Beiträge veröffentlichen und auf Bewertungen öffentlich sichtbar reagieren. Wer hier Zugriff hat, beeinflusst das Erscheinungsbild des Unternehmens auf Google und Google Maps unmittelbar.

Dieser Beitrag erklärt, welche Rollen Google aktuell vorsieht, was jede Rolle darf, wie Personen korrekt eingeladen und entfernt werden, welche Risiken veraltete Zugriffsberechtigungen mit sich bringen und was zu tun ist, wenn der eigene Zugriff verloren gegangen ist.

Warum Zugriffsrechte mehr sind als eine Verwaltungsfrage

Ein Google-Unternehmensprofil ist im Kern ein Konto mit Schreibrechten auf öffentlich sichtbare Unternehmensdaten. Anders als eine interne Datei wirkt sich jede Änderung sofort auf das aus, was potenzielle Kundinnen und Kunden in der lokalen Suche und auf Google Maps sehen: Eine falsch geänderte Adresse, eine versehentlich gelöschte Kategorie oder eine unbeantwortete negative Bewertung wirken sich unmittelbar auf die lokale Auffindbarkeit und auf das Vertrauen aus, das Interessenten dem Unternehmen entgegenbringen.

Die Frage „Wer darf hier etwas ändern?“ betrifft also die Kontrolle über einen zentralen digitalen Kontaktpunkt, vergleichbar mit dem Zugriff auf die eigene Website oder das Firmen-E-Mail-Postfach. Unternehmen mit mehreren Mitarbeitenden, wechselnden Agenturen oder mehreren Standorten stehen dabei vor einer zusätzlichen Herausforderung: Der Kreis der Personen mit Zugriff wächst über Jahre, wird aber selten aktiv wieder verkleinert.

Die aktuellen Rollen im Google-Unternehmensprofil

Google unterscheidet laut aktueller Support-Dokumentation im Kern zwei Rollen für ein einzelnes Unternehmensprofil: Inhaber und Administrator (früher „Site-Manager“ genannt, der Begriff taucht in älteren Anleitungen noch auf, ist aber nicht mehr aktuell). Beide Rollen haben laut Google „im Wesentlichen dieselben Zugriffsrechte“ für die tägliche Arbeit am Profil; der entscheidende Unterschied liegt in der Kontrolle über den Nutzerkreis selbst.

Beide Rollen dürfen unter anderem:

• alle URLs im Profil bearbeiten (Website, Terminbuchung, Menü, Bestellungen)
• von Google vorgeschlagene Aktualisierungen prüfen und übernehmen
• Buchungsfunktionen verwalten
• Standort- und Kontaktdaten sowie Öffnungszeiten ändern
• die Sichtbarkeit des Profils in der Google-Suche und auf Google Maps steuern
• verknüpfte Google-Ads-Konten verwalten
• Beiträge und Fotos veröffentlichen
• auf Rezensionen antworten
• Statistiken zum Profil einsehen und exportieren

Nur Inhaber dürfen darüber hinaus:

• weitere Personen als Inhaber oder Administrator hinzufügen oder entfernen
• Zugriffsrollen bestehender Nutzer ändern
• das Unternehmensprofil vollständig löschen

Für jedes Profil kann es mehrere Inhaber geben, aber immer nur genau einen primären Inhaber, der die letztverbindliche Kontrolle trägt und die Inhaberschaft formal übertragen muss, bevor er sich selbst entfernen kann. Details beschreibt Google in der offiziellen Hilfe „Inhaber und Administratoren Ihres Unternehmensprofils verwalten„, der zuverlässigste Ausgangspunkt, falls sich Rollenbezeichnungen oder Rechte künftig noch einmal ändern.

Wichtig für die Praxis: Neu hinzugefügte Inhaber oder Administratoren müssen laut Google zunächst eine Wartezeit von sieben Tagen überstehen, bevor sie bestimmte sensible Funktionen nutzen können, die Sperrfrist soll das kurzfristige „Kapern“ eines Profils über eine frisch eingeräumte Berechtigung erschweren.

Rollen bei mehreren Standorten und in Agentur-Nutzergruppen

Sobald ein Unternehmen mehrere Standorte betreibt oder mit einer Agentur zusammenarbeitet, kommt eine weitere Ebene ins Spiel: die Nutzergruppen (Business Groups). Sie erlauben es, Teams zu bilden, die bestimmte Standorte oder ganze Standortgruppen gemeinsam verwalten, ohne dass jede Person direkt als Inhaber oder Administrator an jedem Standortprofil eingetragen werden muss. Google unterscheidet hier vier Ebenen: Organisationsinhaber und Organisationsmitglieder mit Kontrolle über die Nutzergruppen-Verwaltung insgesamt sowie Gruppeninhaber und Gruppenmitglieder mit Rechten innerhalb einer einzelnen Gruppe, näher beschrieben unter „Nutzergruppen von Agenturen verwalten„.

Für die Praxis bedeutet das: Eine Agentur muss nicht für jeden neuen Mitarbeitenden direkt als Inhaber an jedem Kundenstandort eingetragen werden, sondern kann den Zugriff über eine Gruppenstruktur organisieren, das erleichtert die Übersicht, wenn Zuständigkeiten wechseln. Eine Person kann einer Nutzergruppe allerdings nur hinzugefügt werden, wenn sie nicht bereits direkt als Inhaber oder Administrator an denselben Standorten registriert ist. Wer mehrere Standorte zentral verwaltet, findet ergänzend praktische Hinweise im Beitrag Mehrere Standorte im Google-Unternehmensprofil verwalten.

Personen einladen: Schritt für Schritt

Um eine neue Person als Inhaber oder Administrator hinzuzufügen, öffnen bestehende Inhaber das Profil, wechseln in die Einstellungen zu „Personen und Zugriff“ und wählen dort „Hinzufügen“. Anschließend werden E-Mail-Adresse und gewünschte Rolle eingegeben; die Einladung muss von der eingeladenen Person angenommen werden, bevor der Zugriff aktiv wird.

Aus Sicht der Datensicherheit ist an dieser Stelle Zurückhaltung sinnvoller als Großzügigkeit: Nicht jede Person, die gelegentlich ein Foto hochladen oder eine Bewertung beantworten soll, benötigt zwingend die Inhaberrolle. In den meisten Fällen reicht die Administratorrolle völlig aus, da sie den operativen Zugriff abdeckt, ohne die Kontrolle über den Nutzerkreis selbst zu übertragen. Die Inhaberrolle sollte auf die Personen beschränkt bleiben, die tatsächlich langfristig verantwortlich sind, typischerweise Geschäftsführung und gegebenenfalls eine zentrale Marketingverantwortung.

Personen entfernen und Zugriffe regelmäßig prüfen

Das Entfernen von Zugriffsrechten läuft über denselben Bereich „Personen und Zugriff“: Ein Inhaber wählt die betreffende Person aus und entfernt sie. Laut Google können ausschließlich Inhaber andere Inhaber und Administratoren entfernen, Administratoren selbst dürfen dies nicht. Jede Person kann sich zudem selbst aus einem Profil entfernen, mit einer Ausnahme: Der primäre Inhaber muss die Inhaberschaft zunächst formal übertragen, bevor er selbst ausscheiden kann, da das Profil sonst ohne primären Inhaber zurückbliebe.

In der Praxis lohnt sich ein einfacher, wiederkehrender Termin: einmal pro Jahr oder immer dann, wenn ein Mitarbeitendenwechsel, eine Umstrukturierung oder ein Agenturwechsel ansteht, die Liste der Personen mit Zugriff durchzugehen und zu prüfen, ob jede dort gelistete Person den Zugriff tatsächlich noch benötigt. Bei anderen betrieblichen Zugängen, E-Mail-Postfächer, Cloud-Speicher, Buchhaltungssoftware, ist dieser Gedanke längst üblich, wird beim Unternehmensprofil aber häufig vergessen, weil es selten im Fokus der IT-Sicherheit steht.

Risiken durch veraltete oder zu weit gestreute Zugriffsrechte

Wenn niemand die Liste der Inhaber und Administratoren aktiv pflegt, sammeln sich über Jahre nicht mehr benötigte Zugriffsberechtigungen an. Das betrifft typischerweise:

• Ehemalige Mitarbeitende, deren Google-Konto weiterhin Rechte am Profil hat, obwohl sie das Unternehmen längst verlassen haben.
• Frühere Agenturen oder Dienstleister, deren Zusammenarbeit beendet wurde, deren Zugriff aber beim Abschied nicht formal entzogen wurde.
• Private Google-Konten einzelner Personen, über die das Profil ursprünglich angelegt wurde, ohne ein unternehmensseitig kontrolliertes Konto als Absicherung.
• Unklare Zuständigkeiten bei mehreren Standorten, etwa wenn eine Filialleitung Zugriff auf Standorte hat, für die sie gar nicht mehr verantwortlich ist.

Die daraus entstehenden Risiken lassen sich nicht in erfundenen Wahrscheinlichkeiten beziffern, sind aber konkret: Eine Person mit fortbestehendem Zugriff kann, versehentlich oder absichtlich, Öffnungszeiten, Adressdaten oder die Kategorie ändern, Beiträge veröffentlichen, im Namen des Unternehmens auf Bewertungen antworten oder mit Inhaberrechten sogar selbst weitere Personen hinzufügen. Es ist zudem eine Frage grundsätzlicher Kontokontrolle: Ein öffentlich wirksames Marketinginstrument sollte nicht dauerhaft von externen oder ausgeschiedenen Personen mitverwaltet werden können.

Ein verwandtes Problem entsteht, wenn im Lauf der Zeit versehentlich mehrere Profile für denselben Standort existieren, etwa weil frühere Zugriffsinhaber unabhängig voneinander ein neues Profil angelegt haben. Wie sich solche Dubletten erkennen und bereinigen lassen, beschreibt der Beitrag Doppelte Google-Unternehmensprofile bereinigen.

Die Eigentümerübertragung: primären Inhaber wechseln

Ein Wechsel in der Geschäftsführung, ein Unternehmensverkauf oder der Wunsch, die Verantwortung von einer Einzelperson auf ein zentrales, unternehmensseitig kontrolliertes Konto zu übertragen, macht früher oder später eine Übertragung der primären Inhaberschaft notwendig. Der bisherige primäre Inhaber überträgt die Rolle über den Bereich „Personen und Zugriff“ an eine bereits vorhandene oder neu hinzugefügte Person mit Inhaberrechten und kann sich erst danach selbst aus dem Profil entfernen. In der Praxis empfiehlt es sich, diesen Schritt nicht erst anzugehen, wenn eine Person das Unternehmen bereits verlassen hat, sondern ihn fest in jede Ausscheidens- oder Nachfolgeregelung einzuplanen, ähnlich wie die Übergabe von Domain-Zugängen oder Bankvollmachten.

Zugriff verloren: der Verifizierungsprozess bei Google

Nicht selten stellt ein Unternehmen erst dann fest, dass niemand mehr Zugriff hat, wenn eine Änderung ansteht, ein Umzug, neue Öffnungszeiten, eine falsche Telefonnummer. Google sieht dafür einen strukturierten Prozess vor, beschrieben unter „Inhaberschaft eines Unternehmensprofils beantragen„:

1. Auf business.google.com/add Unternehmensname und Adresse eingeben.
2. Das eigene Unternehmen aus der angezeigten Liste auswählen.
3. „Zugriff anfordern“ auswählen und das Antragsformular vollständig ausfüllen.
4. Den Antrag absenden, es folgt eine Bestätigungs-E-Mail von Google.

Der aktuelle Inhaber des Profils wird daraufhin per E-Mail informiert und hat laut Google drei Tage Zeit, um zu reagieren. Bleibt eine Reaktion aus, kann der Antragsteller unter bestimmten Voraussetzungen selbst Anspruch auf das Profil erheben, diese Möglichkeit ist laut Google jedoch nicht in jedem Fall verfügbar. Wird der Antrag abgelehnt, kann Einspruch mit zusätzlichen Nachweisen eingelegt werden. Wer die Inhaberschaft beantragt, muss dabei glaubhaft machen, tatsächlich berechtigt zu sein, das Unternehmen zu vertreten, etwa als Inhaber, Geschäftsführung oder offiziell beauftragte Person.

Gerade weil dieser Prozess Zeit kostet, ist die vorbeugende Pflege der Zugriffsliste wirtschaftlicher als die nachträgliche Wiederherstellung.

Typische Fehler in der Praxis

In der Beratungspraxis wiederholen sich einige Muster:

• Das Profil wurde nur über das private Google-Konto einer einzelnen Person angelegt; verlässt diese Person das Unternehmen oder ist ihr Konto nicht mehr erreichbar, verliert das Unternehmen faktisch die Kontrolle.
• Jede neue Agentur erhält Zugriff, aber keine frühere wird nach Vertragsende entfernt, über Jahre entsteht eine unübersichtliche Liste externer Zugriffsberechtigter.
• Alle Mitarbeitenden erhalten pauschal Inhaberrechte, obwohl für die tägliche Arbeit die Administratorrolle ausreichen würde.
• Bei mehreren Standorten gibt es keine klare Zuordnung, wer zuständig ist, Änderungen werden dadurch doppelt oder gar nicht vorgenommen.
• Die Übertragung der primären Inhaberschaft wird erst versucht, wenn die abgebende Person bereits nicht mehr erreichbar ist.

Checkliste: Zugriffsrechte systematisch ordnen

Die folgenden Punkte lassen sich als wiederkehrende Routine in einem KMU umsetzen, unabhängig von der Unternehmensgröße:

• Prüfen, wer aktuell als Inhaber und wer als Administrator eingetragen ist.
• Für jede Person klären, ob der Zugriff fachlich noch begründet ist.
• Ein zentrales, unternehmensseitig kontrolliertes Konto als (weiteren) Inhaber hinterlegen, statt sich allein auf ein privates Konto zu verlassen.
• Neue Zugriffe mit der niedrigstmöglichen ausreichenden Rolle vergeben, meist genügt die Administratorrolle.
• Beim Ausscheiden von Mitarbeitenden oder Vertragsende mit einer Agentur das Entfernen aus dem Profil fest im Offboarding-Prozess verankern.
• Bei mehreren Standorten die Nutzergruppen-Funktion prüfen, um Zuständigkeiten klar abzugrenzen.
• Die Übertragung der primären Inhaberschaft frühzeitig planen, nicht erst im akuten Bedarfsfall.
• Mindestens einmal jährlich die Liste der Personen mit Zugriff aktiv durchgehen.

Best Practices für Teams und Agenturbeziehungen

Für Unternehmen, die regelmäßig mit einer oder mehreren Agenturen zusammenarbeiten, empfiehlt sich eine klare, schriftlich festgehaltene Regel: Agenturzugriffe werden befristet vergeben und bei Vertragsende aktiv geprüft, statt „einfach zu bleiben“. Ebenso sinnvoll ist es, interne Zuständigkeiten zu trennen, etwa eine Person für die inhaltliche Pflege (Beiträge, Fotos, Bewertungen) und eine andere, meist die Geschäftsführung, für die Inhaberrolle und die Kontrolle über den Nutzerkreis. Bei mehreren Standorten lohnt sich zusätzlich eine dokumentierte Übersicht, welche Person oder Agentur für welchen Standort zuständig ist. Wer zusätzlich zum Profil eigene Standortseiten betreibt, findet ergänzende Hinweise im Beitrag Standortseiten für mehrere Niederlassungen aufbauen.

Zusammenhang mit Datensicherheit und Kontokontrolle

Die Verwaltung von Nutzerrollen im Google-Unternehmensprofil ist letztlich ein Teilbereich der allgemeinen Kontosicherheit, auch wenn sie selten so eingeordnet wird. Je mehr Personen dauerhaften Zugriff haben, desto größer die Angriffsfläche für Fehlbedienung oder Missbrauch. Ein aufgeräumter Nutzerkreis ist zudem Voraussetzung dafür, Auffälligkeiten im Profil überhaupt zurückverfolgen zu können: Bei wenigen, klar identifizierbaren Personen lässt sich eine unerwünschte Änderung schneller einordnen als bei einer historisch gewachsenen Liste.

Ergänzend lohnt sich ein Blick auf die Statistiken im Profil, die zeigen, wie das Unternehmen tatsächlich gefunden und kontaktiert wird (Google-Unternehmensprofil-Statistiken richtig lesen), sowie darauf, dass grundlegende Profildaten wie die Kategorie korrekt gepflegt sind (Die richtige Kategorie im Google-Unternehmensprofil wählen).

Wie Vortecx dabei unterstützen kann

Vortecx unterstützt lokale Unternehmen dabei, ihre digitale Präsenz und lokale Sichtbarkeit systematisch zu verwalten und weiterzuentwickeln. Dazu gehört, den Überblick über Unternehmensprofile, Standortdaten und Verzeichniseinträge zu behalten, statt diese historisch gewachsen und unübersichtlich werden zu lassen. Über die Module Local Profile und Local Listings lässt sich die zentrale Pflege des Google-Unternehmensprofils und weiterer Unternehmenseinträge strukturiert organisieren, das Modul Local Page unterstützt beim Aufbau konsistenter Standortseiten, und die Statistiken in Local Profile helfen dabei, die lokale Sichtbarkeit über die Zeit nachzuvollziehen. Wie die eigenen Nutzerrollen und Zugriffsberechtigungen im Google-Unternehmensprofil aktuell aussehen, bleibt dabei stets in der Verantwortung des jeweiligen Unternehmens beziehungsweise der eingetragenen Inhaber, eine regelmäßige Prüfung dieser Liste ist ein eigenständiger, wichtiger Schritt der Profilpflege.

Fazit

Das Google-Unternehmensprofil ist für viele Unternehmen der am häufigsten aufgerufene digitale Kontaktpunkt und genau deshalb verdient die Frage, wer darauf Zugriff hat, dieselbe Sorgfalt wie andere zentrale Unternehmenszugänge. Die Unterscheidung zwischen Inhaber und Administrator ist überschaubar, wird in der Praxis aber selten konsequent genutzt: Zu oft erhalten mehr Personen Inhaberrechte als nötig, und zu selten wird die Liste der Berechtigten nach Personal- oder Agenturwechseln bereinigt. Wer die eigenen Zugriffsrechte einmal ordnet und danach als feste Routine pflegt, reduziert nicht nur das Risiko unerwünschter Änderungen, sondern erspart sich im Ernstfall den zeitaufwendigen Verifizierungsprozess, mit dem Google eine verlorene Inhaberschaft wiederherstellt.

Wie viele Inhaber kann ein Google-Unternehmensprofil haben?

Ein Profil kann mehrere Inhaber gleichzeitig haben, aber immer nur genau einen primären Inhaber. Der primäre Inhaber trägt die letztverbindliche Kontrolle über das Profil und muss diese Rolle formal übertragen, bevor er sich selbst aus dem Profil entfernen kann.

Was ist der Unterschied zwischen Inhaber und Administrator?

Für die tägliche Arbeit am Profil haben beide Rollen laut Google im Wesentlichen dieselben Rechte, etwa das Bearbeiten von URLs, Öffnungszeiten und Standortdaten sowie das Verwalten von Beiträgen, Fotos und Bewertungen. Nur Inhaber dürfen jedoch weitere Personen hinzufügen oder entfernen, Zugriffsrollen ändern und das Profil vollständig löschen.

Wie entferne ich eine ehemalige Agentur aus dem Unternehmensprofil?

Ein aktueller Inhaber öffnet den Bereich „Personen und Zugriff“ im Unternehmensprofil, wählt die entsprechende Person oder das Agenturkonto aus und entfernt den Zugriff. Nur Inhaber können andere Inhaber und Administratoren entfernen; dieser Schritt sollte grundsätzlich fester Bestandteil jeder Vertragsbeendigung mit einer Agentur sein.

Was tun, wenn niemand im Unternehmen mehr Zugriff auf das Profil hat?

In diesem Fall lässt sich über business.google.com/add die Inhaberschaft neu beantragen. Der aktuelle Inhaber wird per E-Mail informiert und hat laut Google drei Tage Zeit, um zu reagieren. Bleibt eine Reaktion aus, kann unter bestimmten Voraussetzungen selbst Anspruch auf das Profil erhoben werden; bei einer Ablehnung ist ein Einspruch mit zusätzlichen Nachweisen möglich.

Sollten alle Mitarbeitenden Inhaberrechte am Google-Unternehmensprofil erhalten?

In der Regel nicht. Für die operative Pflege, Beiträge, Fotos, Bewertungen, Öffnungszeiten, reicht die Administratorrolle vollständig aus. Die Inhaberrolle, die auch die Kontrolle über den Nutzerkreis selbst umfasst, sollte auf wenige, langfristig verantwortliche Personen beschränkt bleiben.

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